Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Voor de hier beschreven persoonsgegevens is IntoClouds de verwerkingsverantwoordelijke. IntoClouds wordt beheerd vanuit Chișinău, Republiek Moldavië. Voor privacyvragen, of om je rechten uit te oefenen, neem contact op via hello@intoclouds.io.

Dit beleid heeft betrekking op de persoonsgegevens van onze eigen klanten en accounthouders. Wanneer je persoonsgegevens van andere personen opslaat op je servers of in je mailboxen, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke van die gegevens en treden wij op als je verwerker — zie onze verwerkersovereenkomst.

2. Wat we verzamelen

We verzamelen alleen wat nodig is om de dienst te leveren en te beveiligen:

• Accountdetails — je e-mailadres, je naam en de naam van je organisatie.
• Inloggegevens — je wachtwoord, alleen opgeslagen als argon2id-hash (nooit in platte tekst), en, als je het inschakelt, je geheim voor tweefactorauthenticatie.
• Sessiegegevens — een sessiecookie met een willekeurig token; wij bewaren aan onze kant alleen een hash van dat token.
• Technische logs — IP-adressen verschijnen in onze serverlogs en worden gebruikt door onze rate-limiting om misbruik tegen te gaan.
• Resourcemetadata — de servers die je aanmaakt (hostnamen, IP-adressen, regio, pakket), je domeinen en DNS-records, en je mailboxadressen.
• Auditlog — een overzicht van elke actie die iets in je account wijzigt (wie deed wat, met welke resource, en wanneer), die we bewaren voor beveiliging en verantwoording.
• Factureringsmetadata — abonnementen, facturen en bedragen. We ontvangen of bewaren je kaartnummer of andere betaalgegevens niet — die gaan rechtstreeks naar Polar (zie sectie 4).
• Ondersteuningsberichten — alles wat je ons stuurt via e-mail of via onze Telegram-supportbot.

3. Waarom we het gebruiken, en onze rechtsgrond

Onder de AVG baseren we ons op de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst — om je account aan te maken en te beheren, je servers, domeinen, DNS en e-mail uit te rollen en te beheren, en de facturering af te handelen.
• Gerechtvaardigde belangen — om het platform veilig te houden en om fraude en misbruik te voorkomen en te onderzoeken (bijvoorbeeld IP-adressen in logs en rate limits, en de auditlog).
• Wettelijke verplichting — om te voldoen aan vereisten zoals het bewaren van facturen voor belastingdoeleinden, en het verstrekken van correcte registrantgegevens aan domeinregistries zoals vereist door ICANN- en registryregels.

4. Wie je gegevens nog meer verwerkt

We delen persoonsgegevens alleen met de serviceproviders die we nodig hebben om IntoClouds te laten draaien. Elk van hen handelt onder een contract en uitsluitend voor de onderstaande doeleinden:

Hosting — Hetzner

Hetzner Online GmbH (Duitsland) levert de cloudinfrastructuur waarop jouw servers en onze systemen draaien. Onze eigen systemen en je accountgegevens staan in EU-datacenters; de servers die je aanmaakt staan in de regio die je ervoor koos, die buiten de EU kan liggen (zie sectie 5).

Betalingen — Polar

Polar treedt op als onze merchant of record en betalingsverwerker. Polar verzamelt je betaalgegevens en factuurinformatie rechtstreeks; wij ontvangen alleen factureringsmetadata (zoals abonnementsstatus en factuurbedragen) en nooit je kaartgegevens.

Domeinen — registrar & register

Wanneer je een domein registreert of verhuist, verwerken de betreffende registrar en domeinregistry de registrantgegevens die nodig zijn om het domein te beheren, zoals vereist door het beleid van ICANN en de registry.

DNS-opzoeking — publieke resolver van Cloudflare

Wanneer je ons vraagt de DNS-zone van een bestaand domein te importeren, bevragen we de publieke DNS-over-HTTPS-resolver van Cloudflare om de huidige publieke records van dat domein te lezen. Dit verstuurt alleen een standaard DNS-query voor je domein — geen accountgegevens — en alleen voor domeinen die je ons vraagt te importeren.

Ondersteuning — Telegram

Als je contact met ons opneemt via onze Telegram-supportbot, verwerkt Telegram die berichten als onderdeel van het afleveren van het gesprek.

We verkopen je persoonsgegevens niet en delen ze niet voor advertentiedoeleinden.

5. Waar je gegevens worden opgeslagen

Je accountgegevens — alles uit sectie 2 — worden opgeslagen in de Europese Unie (Duitsland en Finland). Daar draaien onze eigen systemen, en dat hangt niet af van een keuze die jij maakt.

De servers die je aanmaakt staan daar los van, en jij kiest waar ze draaien. We bieden regio’s in Falkenstein en Neurenberg (Duitsland), Helsinki (Finland), Ashburn in Virginia en Hillsboro in Oregon (Verenigde Staten) en Singapore. Deploy je buiten de EU, dan wordt alle persoonsgegevens die je op die server zet in dat land opgeslagen: jij bent de verwerkingsverantwoordelijke van die gegevens, dus die doorgifte en de grondslag ervoor zijn aan jou. Kies een EU-regio als EU-residentie voor jou telt.

Sommige hierboven genoemde verwerkers kunnen ook van buiten de EU opereren; waar dat een doorgifte van persoonsgegevens betreft waarvoor wij verantwoordelijk zijn, gebeurt die onder een passende waarborg zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Hoe lang we het bewaren

• Accountgegevens — zolang je account open is, en tot 90 dagen nadat het is gesloten, waarna ze worden verwijderd of geanonimiseerd.
• Auditlogs — 12 maanden bewaard voor beveiliging en verantwoording.
• Facturen en belastinggegevens — bewaard zolang de belasting- en boekhoudwetgeving dit van ons vereist.

7. Je rechten

Onder de AVG heb je het recht op:

• toegang tot de persoonsgegevens die we over je bewaren;
• corrigeren van gegevens die onjuist of onvolledig zijn;
• wissen van je gegevens ("recht op vergetelheid"), met inachtneming van onze wettelijke bewaarplichten;
• overdracht van je gegevens — je ontvangt ze in een gestructureerd, gangbaar, machineleesbaar formaat;
• bezwaar tegen of beperking van de verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen.

Om een van deze rechten uit te oefenen, e-mail naar hello@intoclouds.io. We reageren binnen de door de wet toegestane termijn (doorgaans één maand).

8. Cookies & tracking

We gebruiken één strikt noodzakelijke sessiecookie om je ingelogd te houden. Deze bevat een willekeurig sessietoken en wordt ingesteld met de vlaggen HttpOnly en SameSite, zodat hij niet door scripts kan worden gelezen of vanaf andere sites kan worden verzonden.

We gebruiken geen analytics, advertenties, fingerprinting of trackingcookies of -scripts van derden. Er zit werkelijk geen analyticscode in het product — dus er is geen tracking om je voor af te melden en geen cookiebanner om weg te klikken.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

We voeren geen geautomatiseerde besluitvorming uit die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor jou heeft. Geautomatiseerde processen zoals ratelimiting bij misbruik en opschorting bij niet-betaling volgen vaste, gepubliceerde regels en vormen geen profilering.

10. Kinderen

IntoClouds is een zakelijke dienst voor volwassenen en is niet gericht op kinderen. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van iemand onder de 18 jaar. Als je vermoedt dat een kind persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan contact met ons op en we verwijderen deze.

11. Klachten

Als je twijfels hebt over hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via hello@intoclouds.io — we willen graag de kans krijgen om het recht te zetten. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, met name in het EU-land waar je woont of werkt.